業務効率向上の効果
業務効率の向上というと、新しいシステムを導入して、社員教育をしてとコストと時間がかかるイメージがないでしょうか？
確かに例えば経理業務全体を見直して、問題を抽出してシステム化してとなるとかなりのコストがかかりますし、要件定義から開発、導入までもかなり時間がかかります。
通常、このようなことをする場合には、費用対効果を考えます。
たとえ、多大なコストと時間がかかってでも、それを上回る効果が見込めるのなら導入してもよいと考えても良いかも知れません。
小規模事業者の業務効率
ただ、元々小規模な事業者の場合、長期的には導入してコストを回収できるかもしれませんが売上・利益から考えてどこまですればいいかをよく考える必要があります。
たとえば回収に10年以上かかるようなものでは、私は導入しない方が良いかと思います。
というのは、そのシステム自身の賞味期限が10年以内だからです。
10年も経てば、社会環境も変わりハードウェアもかなり進歩して、法律も変わってきてしまいます。それをそのまま10年以上も使い続けることは考えられません。
ということは、コスト回収できる前に、また次のものを導入する必要が出てくるわけです。
小規模事象者向けのボトムアップの業務効率
大々的に新しいシステムを導入して、その業務全体を改善しようとするのをトップダウンの業務効率とすると、日々の作業を少しずつ効率アップさせていって、業務改善しようとするのはボトムアップの業務効率ということになります。
実際どのようなもなことがそれになるかと言うと
・関係者に一斉にメール送信するように、メーリングリストを作る
・顧客向けに一斉にメール配信するようにエクセルのマクロを作る
・外出先から他の人のスケジュールを見れるようにする
などなど
既にやっておられるところもあるかと思いますが、例えば顧客向けの一斉メール配信する場合には多くの小さな事業所では、営業や庶務の担当者が、送信先一覧をもらって、全てのメールアドレスをbccにいれて、内容を作って送信したりしてないでしょうか？
bccでの一斉配信だと顧客別の名前や顧客別の数値が入れることができないので、1通ずつコピーしてメールアドレスと一部の内容を変更して送信するなどやっておられないでしょうか？
たとえば、そうすると1通あたり1分ほどの時間がかかり100名の顧客あてには少なくとも
100分かかります。時給1000円の人にやってもらうとすると、1700円弱の人件費がかかります。
これを1ヶ月に100回すると、17万円の人件費がかかることになります。
これをエクセルのマクロでやると、初めに顧客のメールアドレスと必要なデータを入れたファイルを作るだけで、あとは送信するだけなので、1/5程度の時間で終わるようにできます。100分かかるのが20分で終わり、1ヶ月の人件費が3.4万で済むわけです。これだけでも13万円程度のコストダウンができます。
それでこのマクロを作るのにどれくらいかかるかとすると、例えば私のところでは、内容にもよりますが、数万円のレベルのもので可能です。これだと、すぐに元が取れるのがわかってもらえるかと思います。
身の回りの業務の見直し
このように小さな業務の見直し・自動化で簡単なところから業務効率をアップし、コストダウンすることが可能です。
無駄な残業を減らすこともできます。
実際どのような業務が一番効率が見えてくるかと言うと
「日々行われる定型業務」「定期的に発生する業務」「決まった人しかやっていない業務」
などが効果が見えてくると思います。
日々行われている提携業務は、作業が慣れているので自動化しなくても良いように思えますが、実際には自動化して、１回の作業時間を短くすることでトータルの時間が短くなるためより大きな効果が見えてきます。
また定期的に発生する業務は、結局は繰り返される同一作業なので、自動化しやすく、また作業を思い出しながらやるというような無駄な時間もなくなります。
決まった人しかやっていない業務は、そのノウハウをシステム化することで、だれでも行うことができ、たとえその人が当日不在であっても誰でもできるというリスク回避も行うことができます。
本人からは見えないところ
ただし、実はどの業務を自動化すると効率が上がるかということは、やっている本人には見えづらいところがあります。
作業している人としては、そうするのがあたり前で、作業にも慣れているので効率が悪いとは思っていないからです。
ちょっと、横の人のやっている作業を見てください。
同じことを繰り返している、無駄な動きが多い、作業に繁閑がある等の場合は、なんらかの改善の要素が潜んでいます。
もし、何かそのような傾向があるようでしたら、ご相談ください。
なにか簡単なシステム化で改善できるアドバイスさせていただきます。
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