人事システム
ビズリーチが人事システムのコマーシャルをしています。
ビズリーチといえば、人材紹介で有名な会社です。その会社が人事管理システムを売り出したのは、多分人材紹介用のシステムを人事管理に転用したんだと思います。
このCMで、アピールされている点はバラバラになっている人事情報を一元管理して、欲しい人事情報が見つかるということです。
普通に考えれば当たり前のことでないかと思うのですが、組織が大きくなっても過去のシステム(単にエクセルで管理してたりするのもこれですが)をそのまま使ってしまい人事情報が部門ごとに持ったままになってしまったり、管理方法がマチマチだったりしてしまってるのかと現状です。
確かに数人規模の会社で大企業のシステムを導入するのはコスト的にもナンセンスなのですが、規模が変わるとシステムを変えて行くことも必要です。システムを変えることによるコストを考えてそのまま使い続けてしまうのでしょうが、使い続けた時に余計にかかる人件費を含めたコストを考えるとあるポイントでシステムを変える方が得策です。
特にビジネスにスピードが求められる現在に置いて、紙の書類を探すようなやり方はビジネスチャンスを逃すことになりかねません。
様々なデータの共有
そう言う意味では、人事システムに限らず、色々な情報を如何に効率的に管理し、すぐにアクセスできる環境は重要です。
・スケジュール
・予算
・売上
・契約書
・ 伝票
・顧客情報
・人事情報
etc
それぞれのデータを活かせるように管理しないといけません。
まずは単純に個々のパソコンに保存しているだけでは、まず活かせません。
たった1人で仕事をしているのだと別ですが、そうで無い場合必ず関係者もそのデータにアクセスできるように共有しないとデータは活きてきません。
それはコストにもかかわります。
「あのデータはどこにある」と人に聞くとその人の時間を奪ってしまいます。時間はコストなのです。
共有して必要な人がすぐにアクセスできるようにするとデータが活きてきます。
データの履歴
それと履歴も必要です。
データの変更履歴を取るようにすることで、誰がいつ変更したかが分かります。
まず履歴を取らないと変更されたことにすら気が付かないことがあります。
また変化から見えるものも出てきます。売上の変化、経費の変化などは特にわかりやすいものかと思います。その変化を捉えて対応することがビジネスでは必要です。だから履歴は必要なのです。
エクセルで予算管理、売上管理されている方も多いと思います。
エクセルでも履歴を取れますので、これからは履歴を取ってみてください。
情報の整理
あと、情報をどのように整理しておくかも後から探すことを考えて整理しておくこと必要です。
多くの方はフォルダを作成して管理されていると思います。そのフォルダ作成に関して、ルールをちゃんと明文化しておくことが重要です。
複数人で管理する場合には、人によっては日付別で管理したり、カテゴリ別で管理したりとバラバラになってしまいます。そこをルールを作って明文化することで誰でも同じルールで整理するからです。
また、現在のパソコンでは内容まで検索できるようになっていますので、細かくフォルダ分けする必要もそれほどありません。かなり細かく整理すると整理することにコストがかかるため、そこは検索に任せるということも考えてみてください。
公開設定
最後に情報共有で重要なことは情報の公開の設定です。
誰にどの情報を見せるか、情報を誰に編集できるようにするのかこれもルール化し明文化しておくことが必要です。
ルール化することで、後々ブレることがなくなるからです。新しいファイルを作った場合に誰に公開するのかを考えることなくルールに基づいて設定できます。
ガラス張りということが言われますが、私は全ての人に全ての情報を見せることは必要ないと考えています。たとえば、人事情報を全ての人が見られる必要があるでしょうか？
それを見れるようにすることで、個人情報に誰でもアクセスできてしまってそこかは起こる弊害を考えると必要のない人には見えないようにすることが得策だと思います。
また余計なものが見えることで、業務効率が落ちることも考えられます。
人間は、見てはいけないものを見たがるものです。たとえ自分の業務に関係ないものであっても、何か見てしまいそちらに時間がとられてしまいます。
そう考えると、必要のない人には情報を見せないことも必要なのです。
これからの情報共有
これからの情報共有は、今まで上にのべたことに加えて、『どこからでも』がキーワードになっています。
当然、外出先からデータにアクセスできるのは必要です。先日もお客様からのご依頼で外出先から「見積りなどの書類をみたい」とご依頼があり、外出先からアクセスできるファイルサーバの設置・設定を行わせていただきました。
また、このコロナ禍でリモートワーク が当たり前になっている現在では、自宅からのアクセスも必要です。
以前、このブログの「クラウドのすすめ」でクラウドのファイル共有サービスのお話をしました。クラウドサービスでしたら、まずは無料で初めて様子を見ることもできます。
また、ちゃんとアクセス管理もできます。
この辺りから使ってみて、まずはどこからでもデータをアクセスできる便利さを体験されてはいかがでしょうか。
情報共有のすすめ
私のところでも、私ともう一人従業員がいます。
その中で、スケジュールやファイルの共有をクラウドで行っています。
また、それぞれのデータについては、その従業員に見せるものと見せないものをルール化し設定しています。
そのデータを私自身、どこからでもアクセスできるようにしているためPCを持ち歩かなくともすぐにデータを見ることができます。また、スケジュールを共有することで、関連するスケジュールについては、あえて連絡することもなく確認しあうことが可能です。
皆様のところでも、今一度情報の共有方法を見返してみてください。
そこで何か不便な点や新しいご要望がありましたら、ご相談いただければと思います。
過去、前職の会社でも自社内のこの辺りのシステムに携わっていた経験からお客様にあったやりかたをご提案できると思います。
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